ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Костромской области»

к руководителям организаций всех форм собственности.

Уважаемые господа!

В соответствии с Федеральным законом № 125 от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Костромской области  от 20.04.2006 года «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» и Уставом ОГКУ «ГАНИКО» обращаемся к вам с просьбой о передаче на государственное хранение документов по личному составу. В первую очередь, это касается ликвидируемых предприятий и организаций.

В последнее время участились случаи потери и порчи документов по личному составу, так как не все работодатели уделяют должное внимание организации системы делопроизводства в своих учреждениях. В результате такого ненормального положения нынешние и бывшие работники подобных организаций не могут подтвердить трудовой стаж и заработную плату при начислении им пенсии по старости. Проволочки при начислении пенсии вызывают законное негодование граждан. Участились судебные иски к территориальным органам Пенсионного Фонда РФ. Чтобы как-то изменить ситуацию, Управление Пенсионного Фонда по Костромской области, Управление Федеральной Налоговой Службы по Костромской области, Арбитражный суд Костромской области и Комитет по делам архивов Костромской области приняли совместное решение о взаимодействии и координации усилий по выявлению и сохранности документов по личному составу организаций и предприятий всех форм собственности.

Только в условиях государственных архивов, оборудованных соответствующей техникой, системой безопасности и подготовленными кадрами, можно сохранить не только уникальные исторические документы, но и документы, касающиеся каждого из нас.

По всем вопросам подготовки и условиям передачи на хранение документов по личному составу обращайтесь в ОГКУ "ГАНИКО" (см. раздел Контакты)

Для получения архивной справки заявитель заполняет анкету-заявление (может заполняться в произвольной форме), в которой указывает фамилию, имя, отчество, год рождения, причину требования справки (подтверждение трудового стажа, заработной платы и т.д.), место работы, должность, за какой период нужна справка, адрес места жительства. Кроме того, заявитель представляет ксерокопии документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки(в том числе и при направлении запроса по электронной почте), а также уведомление Пенсионного фонда (при его наличии).

Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения директора архива этот срок может быть продлен с обязательным уведомлением заявителя.

Все данные в архивной справке воспроизводятся так, как изложены в документах. Расхождения, несовпадения, неточности и т.д. оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них.

Право доступа к таким материалам имеют:

- реабилитированные лица и лица, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам – на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

- родственники реабилитированных лиц – на основании соответствующего заявления, письменного согласия реабилитированного лица на ознакомление с материалами дела либо документа, подтверждающего факт смерти реабилитированного лица, и при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

- родственники лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам - на основании соответствующего заявления, доверенности, оформленной в установленном законом порядке, на ознакомление с материалами дела от лица, в отношении которого велось производство по фильтрационно-проверочному делу, или его наследников и при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

- наследники по закону реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам – на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

- наследники по завещанию реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам – на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на доступ к материалам дел;

- лица, представляющие интересы реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их родственников или наследников, с учетом их права доступа к материалам дел, на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности, оформленной в установленном законом порядке, подтверждающей право представлять интересы доверителя и его право доступа к материалам дел;

- представители органов государственной власти – на основании мотивированных обращений заинтересованных органов государственной власти, в пределах предоставленных им полномочий при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

- другие лица – в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Другие лица могут быть допущены к материалам дел до истечения 75 лет с момента создания документов с письменного согласия реабилитированных лиц или лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, а после их смерти – наследников на основании соответствующего заявления или ходатайства, при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности, оформленной в установленном законом порядке, от реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам или их наследников.

Реабилитированным лицам и лицам, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их наследникам предоставляется право получать сохранившиеся в делах подлинники рукописей, писем, фотографий и другие личные документы.

Условия ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел, фильтрационно-проверочных дел и использования полученной информации

При выдаче пользователю прекращенных уголовных и административных, фильтрационно-проверочных дел документы, содержащие не предназначенную для ознакомления информацию, вкладываются в конверты, которые прошиваются и опечатываются.

Возможность несанкционированного доступа к персональным данным лиц может быть также ограничена путем предоставления пользователю копий, в которых часть информации, содержащая персональные данные лиц, изъята.

Копирование документов, содержащихся в прекращенных уголовных и административных делах, фильтрационно-проверочных делах, по запросам реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их родственников и наследников выполняется архивом бесплатно.

Информация об основных биографических данных реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, и о результате пересмотра уголовных и административных дел выдается архивами по запросам пользователей без согласования с реабилитированными лицами и лицами, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их наследниками, родственниками и представителями.

(Бланк заявления)

Статья 10. Рассмотрение обращений.

1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:

2. Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц…

Статья 11. Порядок рассмотрения отдельных обращений.

1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения.

1. Письменное обращение… рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона, руководитель… вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Администрация