ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Костромской области»к руководителям организаций всех форм собственности.
Уважаемые господа!
В соответствии с Федеральным законом № 125 от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Костромской области от 20.04.2006 года «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» и Уставом ОГКУ «ГАНИКО» обращаемся к вам с просьбой о передаче на государственное хранение документов по личному составу. В первую очередь, это касается ликвидируемых предприятий и организаций.
В последнее время участились случаи потери и порчи документов по личному составу, так как не все работодатели уделяют должное внимание организации системы делопроизводства в своих учреждениях. В результате такого ненормального положения нынешние и бывшие работники подобных организаций не могут подтвердить трудовой стаж и заработную плату при начислении им пенсии по старости. Проволочки при начислении пенсии вызывают законное негодование граждан. Участились судебные иски к территориальным органам Пенсионного Фонда РФ. Чтобы как-то изменить ситуацию, Управление Пенсионного Фонда по Костромской области, Управление Федеральной Налоговой Службы по Костромской области, Арбитражный суд Костромской области и Комитет по делам архивов Костромской области приняли совместное решение о взаимодействии и координации усилий по выявлению и сохранности документов по личному составу организаций и предприятий всех форм собственности.
Только в условиях государственных архивов, оборудованных соответствующей техникой, системой безопасности и подготовленными кадрами, можно сохранить не только уникальные исторические документы, но и документы, касающиеся каждого из нас.
По всем вопросам подготовки и условиям передачи на хранение документов по личному составу обращайтесь в ОГКУ "ГАНИКО" (см. раздел Контакты)
* Получение архивной справки
Для получения архивной справки заявитель заполняет анкету-заявление (может заполняться в произвольной форме), в которой указывает фамилию, имя, отчество, год рождения, причину требования справки (подтверждение трудового стажа, заработной платы и т.д.), место работы, должность, за какой период нужна справка, адрес места жительства. Кроме того, заявитель представляет ксерокопии документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки(в том числе и при направлении запроса по электронной почте), а также уведомление Пенсионного фонда (при его наличии).
Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения директора архива этот срок может быть продлен с обязательным уведомлением заявителя.
Все данные в архивной справке воспроизводятся так, как изложены в документах. Расхождения, несовпадения, неточности и т.д. оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них.
* Пользователям читального зала
* Порядок доступа к материалам, содержащим сведения о применении политических репрессий
Право доступа к таким материалам имеют:
- реабилитированные лица и лица, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам – на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
- родственники реабилитированных лиц – на основании соответствующего заявления, письменного согласия реабилитированного лица на ознакомление с материалами дела либо документа, подтверждающего факт смерти реабилитированного лица, и при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
- родственники лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам - на основании соответствующего заявления, доверенности, оформленной в установленном законом порядке, на ознакомление с материалами дела от лица, в отношении которого велось производство по фильтрационно-проверочному делу, или его наследников и при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
- наследники по закону реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам – на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
- наследники по завещанию реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам – на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на доступ к материалам дел;
- лица, представляющие интересы реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их родственников или наследников, с учетом их права доступа к материалам дел, на основании соответствующего заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности, оформленной в установленном законом порядке, подтверждающей право представлять интересы доверителя и его право доступа к материалам дел;
- представители органов государственной власти – на основании мотивированных обращений заинтересованных органов государственной власти, в пределах предоставленных им полномочий при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
- другие лица – в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Другие лица могут быть допущены к материалам дел до истечения 75 лет с момента создания документов с письменного согласия реабилитированных лиц или лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, а после их смерти – наследников на основании соответствующего заявления или ходатайства, при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности, оформленной в установленном законом порядке, от реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам или их наследников.
Реабилитированным лицам и лицам, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их наследникам предоставляется право получать сохранившиеся в делах подлинники рукописей, писем, фотографий и другие личные документы.
Условия ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел, фильтрационно-проверочных дел и использования полученной информации
При выдаче пользователю прекращенных уголовных и административных, фильтрационно-проверочных дел документы, содержащие не предназначенную для ознакомления информацию, вкладываются в конверты, которые прошиваются и опечатываются.
Возможность несанкционированного доступа к персональным данным лиц может быть также ограничена путем предоставления пользователю копий, в которых часть информации, содержащая персональные данные лиц, изъята.
Копирование документов, содержащихся в прекращенных уголовных и административных делах, фильтрационно-проверочных делах, по запросам реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их родственников и наследников выполняется архивом бесплатно.
Информация об основных биографических данных реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, и о результате пересмотра уголовных и административных дел выдается архивами по запросам пользователей без согласования с реабилитированными лицами и лицами, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их наследниками, родственниками и представителями.
(Бланк заявления)
* «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ
Статья 10. Рассмотрение обращений.
- Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:
- Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц…
Статья 11. Порядок рассмотрения отдельных обращений.
- В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
- В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения.
- Письменное обращение… рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.
- В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона, руководитель… вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его
рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Администрация